Septiembre es el mes en que más nos llaman para cambiar de empresa de limpieza. Las juntas de verano han dejado acuerdos, los administradores vuelven con la lista de fincas que se quejaron en junio y los gerentes de oficina se encuentran, después de agosto, con que el servicio ha bajado. Cambiar es fácil. Cambiar sin líos, sin quedarse un mes sin limpieza y sin perder a la limpiadora que los vecinos conocen, requiere hacer las cosas en orden.
Esto es lo que hacen los administradores de fincas de Torrent y Catarroja con los que trabajamos cuando cambian una comunidad a nuestra empresa. Sirve igual para una oficina o una nave.
Paso 1: leer el contrato actual antes de mover nada
Lo primero es saber cuánto preaviso tienes que dar y si hay permanencia. Lo normal son 30 días de preaviso. Si el contrato dice 60 o 90, o tiene una permanencia que aún no ha vencido, hay que calcular la fecha de salida con eso. Cambiar sin respetar el preaviso puede acabar en una factura por los días no trabajados, y no compensa.
Si no encuentras el contrato (pasa más de lo que parece), pide una copia a la empresa actual. Están obligadas a dártela.
Paso 2: pedir presupuesto a la nueva con visita
Antes de cancelar, ten el nuevo presupuesto en la mano. Con visita al centro, horas por visita desglosadas, tareas por frecuencia, y las cinco preguntas de siempre contestadas: personal propio, seguro, sustituciones, permanencia y subrogación. Lo que debe incluir lo hemos escrito en la guía sobre qué debe incluir un contrato de limpieza.
Aprovecha para ajustar lo que no funcionaba. Si la escalera estaba sucia porque se limpiaba una vez a la semana y hacen falta dos, es el momento de cambiarlo. Si en la oficina se pagaban cinco días y con tres iría bien, también.
Paso 3: la carta de cancelación, con fecha y nombre
La cancelación va por escrito (correo con acuse o burofax si la relación está tensa) y dice tres cosas: que se rescinde el contrato, la fecha exacta de fin y el nombre de la empresa que entra. Ese último dato importa: la empresa saliente tiene la obligación de enviar a la entrante la documentación de subrogación, y si no sabe quién es, tiene excusa para no hacerlo.
Una fecha típica: cancelas el 10 de septiembre con 30 días de preaviso, último servicio el 10 de octubre, la nueva entra el 11.
Paso 4: la subrogación, que la gestionan las empresas
Aquí está el miedo de la mayoría de comunidades: «no queremos que despidan a la limpiadora». Tranquilos. El convenio estatal de limpieza de edificios y locales obliga a la nueva empresa a subrogar a quien lleve más de cuatro meses en el centro, con su antigüedad, jornada y salario. La comunidad se queda con la misma persona; solo cambia quién le paga y quién la supervisa.
La empresa saliente tiene que enviar a la entrante, en los cinco días hábiles siguientes a la comunicación, los TC2 de los últimos cuatro meses, las cuatro últimas nóminas, los contratos y una relación de trabajadores con antigüedad y horario. Nosotros lo pedimos en cuanto recibimos copia de tu carta. El detalle está en la guía de subrogación del personal de limpieza.
Un aviso: si la persona actual lleva menos de cuatro meses, no se subroga, y es la empresa saliente quien decide qué hace con ella. Ojo con las empresas que rotan al personal cada tres meses; suele ser para esquivar esto.
Paso 5: el día del cambio
El último día de la empresa saliente, se recogen llaves y mandos con un recibo firmado. El primer día de la nueva, se entregan con otro recibo. Hay que revisar alarma, códigos y horario de acceso. Y en la primera semana, el encargado de la nueva empresa pasa por el centro con el presidente o el gerente para revisar el trabajo y ajustar lo que haga falta.
En comunidades, conviene que el administrador mande una nota a los vecinos: cambia la empresa, sigue la misma limpiadora (si es el caso), y este es el teléfono para incidencias. Evita quince llamadas al despacho preguntando lo mismo.
Lo que no hay que hacer
- Cancelar antes de tener el nuevo presupuesto firmado. Te puedes quedar sin servicio.
- Decirle a la limpiadora que «no se preocupe» sin saber si lleva más de cuatro meses. No prometas lo que no controlas.
- Cambiar de empresa y mantener el mismo plan de tareas que no funcionaba.
- Aceptar una permanencia en el nuevo contrato «porque es lo normal». No lo es.
Cuánto tarda todo
Desde que decides hasta que la nueva empresa hace su primer servicio, entre cinco y seis semanas: una para presupuestos, treinta días de preaviso y unos días de margen. Si lo empiezas ahora, en octubre está resuelto. Es lo que hacen los administradores de fincas de la comarca que cambian varias comunidades a la vez: agrupan los cambios en el mismo mes y la transición se hace una sola vez.